Dlaczego to rozróżnienie ma znaczenie

W praktyce laboratorium nie istnieje tylko jeden typ auditu. Różne audity mają różne cele, różny zakres oraz różne osoby prowadzące — niektóre służą doskonaleniu wewnętrznemu organizacji, inne potwierdzają zgodność wobec klientów, jeszcze inne decydują o akredytacji w Polskim Centrum Akredytacji (PCA).

Mylenie tych pojęć prowadzi do konkretnych problemów: laboratorium może źle zaplanować program auditów wewnętrznych, bo ktoś pomyli go z przygotowaniem do oceny PCA, albo niepotrzebnie potraktuje audit klienta jak formalność, choć od jego wyniku może zależeć kontrakt. Ten artykuł porządkuje całą mapę pojęć — wg czterech niezależnych od siebie podziałów, które w praktyce nakładają się na siebie.

Podział wg stron: 1., 2. i 3. strona

To najważniejszy i najczęściej używany podział — odpowiada na pytanie, kto przeprowadza audit i w czyim interesie.

Audit pierwszej strony (audit wewnętrzny)

Przeprowadzany przez pracowników samej organizacji, dla jej własnych potrzeb. To on jest przedmiotem tego bloga i kursu — narzędzie samokontroli, które pozwala laboratorium ocenić własną zgodność i skuteczność, zanim zrobi to ktoś z zewnątrz.

Audit drugiej strony

Przeprowadzany przez klienta lub jego przedstawiciela wobec dostawcy usługi. W praktyce laboratoryjnej dzieje się to np. wtedy, gdy firma zlecająca badania chce zweryfikować laboratorium, z którym współpracuje lub planuje współpracować — przed podpisaniem umowy albo w ramach okresowej weryfikacji dostawców.

Audit trzeciej strony

Przeprowadzany przez niezależną jednostkę, niezwiązaną ani z laboratorium, ani z jego klientem. Najbardziej rozpoznawalnym przykładem w Polsce jest audit PCA w procesie akredytacji — jego wynik decyduje o przyznaniu lub utrzymaniu akredytacji laboratorium.

Kluczowa zależność: im lepiej i systematyczniej prowadzony jest audit pierwszej strony, tym mniej niespodzianek czeka laboratorium podczas auditu trzeciej strony. Dobry audit wewnętrzny to w praktyce najlepsze przygotowanie do oceny PCA, jakie może mieć organizacja.

Podział wg zakresu: system, proces, technika

Ten podział odpowiada na pytanie, co dokładnie jest oceniane podczas auditu.

• Audit systemu — obejmuje całość systemu zarządzania: dokumentację, nadzór nad zapisami, zarządzanie ryzykiem, przegląd zarządzania i inne wymagania organizacyjne normy.
• Audit procesu — koncentruje się na jednym, konkretnym procesie od początku do końca — np. na całej ścieżce zlecenia, od przyjęcia próbki po wydanie sprawozdania z badań.
• Audit tematyczny — obejmuje wybrane zagadnienie w poprzek wielu procesów, np. nadzór nad wyposażeniem pomiarowym we wszystkich pracowniach laboratorium.
• Audit techniczny — skupia się na kompetencjach technicznych: metodach badawczych, wyposażeniu, spójności pomiarowej, walidacji metod i kompetencjach personelu wykonującego badania lub wzorcowania.

Audit systemu i audit techniczny nie wykluczają się wzajemnie — w praktyce dobrze zaplanowany audit często łączy obie perspektywy, bo sam papier (procedura) nie gwarantuje jeszcze poprawności technicznej wykonywanych badań.

Podział wg formy: na miejscu, zdalny, hybrydowy

Ten podział odpowiada na pytanie, jak fizycznie przebiega audit.

• Audit na miejscu — auditor jest fizycznie obecny w laboratorium, może obserwować wykonywanie badań, stan wyposażenia i warunki środowiskowe na żywo.
• Audit zdalny — prowadzony przez połączenie wideo, analizę przesłanej dokumentacji i zdalny dostęp do systemów. Sprawdza się przy auditach dokumentacyjnych lub gdy odległość i czas są istotnym ograniczeniem.
• Audit hybrydowy — łączy oba podejścia: część działań (np. przegląd dokumentacji) odbywa się zdalnie, a część (obserwacja badań, wyposażenia) wymaga fizycznej obecności.

Forma auditu powinna wynikać z jego celu i zakresu, a nie wyłącznie z wygody — audit techniczny obejmujący obserwację wykonywania badań trudno przeprowadzić rzetelnie w pełni zdalnie.

Podział wg celu auditu

Ostatni podział odpowiada na pytanie, po co dany audit jest przeprowadzany.

• Audit zgodności — sprawdza, czy działania są zgodne z określonymi wymaganiami (normą, procedurą, przepisem).
• Audit przyczynowo-skutkowy — uruchamiany po wystąpieniu niezgodności, reklamacji lub incydentu, żeby zrozumieć mechanizm powstania problemu.
• Audit przygotowawczy — realizowany przed ważnym wydarzeniem, np. oceną PCA, żeby zawczasu wykryć i usunąć słabe punkty.
• Audit doskonalący — nie szuka niezgodności, lecz możliwości usprawnienia procesu, który już spełnia wymagania.

Jak te podziały łączą się w praktyce

Te cztery podziały są od siebie niezależne — nie są kolejnymi szczeblami jednej hierarchii, tylko czterema różnymi kątami patrzenia na ten sam audit. Dlatego jeden, konkretny audit może jednocześnie być:

• auditem pierwszej strony (bo prowadzi go zespół laboratorium),
• auditem procesu (bo obejmuje jedną ścieżkę zlecenia, nie cały system),
• auditem zdalnym (bo część dowodów zbierana jest przez połączenie wideo),
• auditem przygotowawczym (bo jego celem jest sprawdzenie gotowości przed oceną PCA).

Zrozumienie tej matrycy pojęć ułatwia zarówno planowanie auditów wewnętrznych (bo wiadomo, jaki typ auditu odpowiada na jaką potrzebę), jak i rozmowę z klientami czy jednostką akredytującą — bo obie strony posługują się tym samym, precyzyjnym językiem.

Najczęstsze pytania